Tempo para PRODUZIR, não para tudo.

Há um desafio comum a todos os Comerciais, Empreendedores e Empresários: há sempre mais coisas para fazer do que na realidade temos tempo para conseguir.

Há outra coisa que também é comum aos três: é que isso é mentira.

That’s right!... É, na verdade, mentira!

"Pessoas ocupadas são, com frequência, preguiçosas.

Essa é a forma mais comum de preguiça - preguiçar mantendo-se ocupado."

- Robert T. Kiyosaki @ Pai Rico, Pai Pobre

O problema não é quanto tempo têm. Nem é a “gestão de tempo” dos Comerciais, dos Empreendedores ou dos Empresários. O problema maior está relacionado com a sua Gestão de Actividades.

“Michael, não é a mesma coisa?”

Pode parecer... Mas não.

Quando falamos em Gestão de Tempo, procuramos encontrar uma forma, uma estratégia, um método para encaixarmos tudo o que temos para fazer no tempo – escasso e limitado – que temos disponível.

Quando falamos em Gestão de ACTIVIDADES procuramos encontrar uma forma gerar mais RESULTADOS no exacto mesmo tempo – mesmo que, para isso, tenhamos que fazer menos coisas.

Percebes a diferença!?

Uma trata de fazer mais.

A outra trata de PRODUZIR MAIS.

Não, não é uma questão de semântica. Muito menos de “work smarter, not harder”.

Para mim, esta frase é apenas mais um dos inúmeros clichés que “formadores de sofá” e “especialistas de LinkedIn” usam para ganhar likes e partilhas... A verdadeira questão vai muito além disso.

Quer se fale de Gestão de Tempo, quer se fale de Gestão de Actividades, a peça central é: CLAREZA.

E só para, mais uma vez, fazer uma distinção CLARA entre os dois...

Uma precisa de ter claro O QUÊ que se está a fazer e QUANDO.

A outra precisa de ter claro QUAIS os Resultados do que se está a fazer, e COMO se poderá gerar ainda mais Resultados.

Uma concretiza-se pelo acto de realizar – quanto mais, melhor.

A outra concretiza-se pelo acto de CRIAR – igualmente, quanto mais, melhor.

“Michael, então qual é a diferença nesta ultima?”

É que “realizar mais” não significa CRIAR MAIS, quando estamos a falar em Resultados.

É muito fácil para um Comercial, Empreendedor ou Empresário perder o foco no CRIAR em detrimento do realizar. E aqui é igualmente importante manter sempre a CLAREZA sobre o que é prioridade para o negócio.

A prioridade de um negócio é sempre a mesma: VENDER.

Sempre. Tudo o resto é secundário face às Vendas.

Mas à medida que o negócio vai crescendo, à medida que as vendas vão subindo, há uma serie de tarefas e actividades que passam a ser necessárias realizar, e outras que já o eram mas que agora ganharam outras proporções!... E tudo isso redirecciona o foco do profissional.

O Comercial que se focava em encontrar novos clientes, agora procupa-se em acompanhar tudo o que esteja relaciondo com os actuais clientes – e isto significa TUDO mesmo!!...

O Empreendedor que se focava em criar um negócio que facturasse, agora está focado em business angels e em subsídios a fundo perdido, na imagem e no design, na produção e nas instalações, no networking, nos prémios...

O Empresário que se focava em criar fluxo de caixa positivo e crescendo, agora está focado em retenção, qualidade, contabilidade, custos e tudo o que esteja relacionado com a gestão operacional do negócio...

Será que estão errados!? Não.

Mas...

Quando se fala de Gestão de Actividades há um conceito que está sempre presente:

CUSTO DE OPORTUNIDADE.

Este conceito define-se como sendo o custo da segunda melhor opção.

Ou seja, quando eu escolho fazer A em deterimento de B, o “custo” de fazer A (além de todos os outros) é B, que foi o que se deixou de fazer.

Diz-se em Economia que os agentes económicos (eu, tu, os clientes, os fornecedores, as empresas, até o Estado e por ai fora) vão sempre escolher a melhor opção para si, ou seja, aquela que lhes traz mais retorno e que tem um custo oportunidade mais baixo... Mas a realidade mostra o contrário.

O que acontece na realidade é que é IMPOSSIVEL para um Comercial, Empreendedor ou Empresário realizar as dezenas ou mesmo centenas de tarefas e responsabilidades que o crescimento do negócio implica sem negligenciar as VENDAS – mas é practicamente certo que vão tentar consegui-lo e, pior ainda, que vão insistir nisso!

Ou vão falhar de um lado, ou vão falhar do outro. Então é aqui que começa o processo de Gestão de Actividades.

Primeiro, é importante estar sempre muito claro que nenhum negócio sobrevive sem Vendas, e que tudo, mesmo TUDO é secundário face ao crescimento comercial do negócio – nomeadamente, face à aquisição de novos cientes.

“Michael, novos e melhores, certo!?”

Um passo de cada vez, fa'xavor! =)

Talvez esse seja um tema para um dos próximos artigos. Talvez!...

Segundo, tão importante quanto, é saber claramente quais são as actividades que trazem Vendas de forma DIRECTA.

Serão nestas que o Comercial, o Empreendedor ou o Comercial precisa investir 60% a 80% do seu tempo, energia e foco. Literalmente, e quanto mais perto dos 80%, melhor.

“Mas há tanta coisa para fazer, não posso estar tanto tempo focado só nas Vendas...”

"Só nas Vendas"!?!?

Se por acaso fores um dos que teve este pensamento, volta um pouco atrás e relê o que eu escrevi relativamente à aquisição de novos clientes!...

Podes, e deves.

Terceiro, para isso acontecer, vais precisar saber claramente quais são as actividades que estão directamente relacionadas com Vendas, e quais é que...não estão.

Das primeiras, és tu o responsável pela sua realização e/ou pelo seu cumprimento, caso tenhas uma equipa contigo.

Em relação às segundas, há uma serie de coisas que podes (e que, novamente, deves!) fazer:

1) Delegar, que é a solução mais comum e mais referida “por ai”.

Sim, delegar não é fácil. Não, ninguém faz como tu... Mas tem que ser. Vai haver um decréscimo de performance e de qualidade (ou não!), mas o custo oportunidade de não delegar será muito maior do que essas consequências naturais.

2) Subcontratar a outras pessoas ou empresas para as fazer.

É a melhor forma de retirares a carga operacional do negócio das tuas mãos, e desta forma ficas numa posição de poder exigir exclusivamente desempenho, sem investires tempo em acompanhamento.

3) Automatizar ou semi-automatizar tarefas e actividades que se repetem de forma mais ou menos igual.

Depois de criada a automaçãoou semi-automação, estas passam a exigir um nivel minimo de esforço, energia, tempo e foco, gerando o mesmo Resultado ou próximo disso.

4) E por ultimo, a minha preferida: ELIMINAR.

Isso mesmo. Riscar da agenda, das listas de tarefas, apagar, fazer desaparecer!!

Quando trabalho processos com os meus clientes, pelo menos 20% da lista de tarefas é eliminada – VINTE POR CENTO!! Muitas delas, são eles que as eliminam por iniciativa própria assim que percebem (quando ganham clareza) que estão a investir os seus recursos em algo que não gera tanto retorno assim e que tem um custo oportunidade mais alto. As outras, eu dou uma ajudinha, é facto!...

E sim, também é verdade que se pode estar a “perder” alguma coisa numa fase inicial. Mas, como dizem os americanos, “out with the old, in with the new” – é abdicar dos velhos Resultados para dar lugar a novos e melhores!

Para finalizar, apenas duas notas.

O meu trabalho no terreno com Comerciais, Empreendedores e Empresários mostrou-me que a grande maioria destes não tem verdadeiramente noção onde estão a investir o seu tempo- ou melhor, onde estão a desperdiçar o seu tempo.

Seja em tarefas que não lhes trazem retorno ou que não deviam ser eles a ocupar-se delas, seja com as centenas de coisas não relacionadas com trabalho que lhes invadem o seu espaço – físico e virtual.

Mais ainda: a maioria destes, mesmo não eliminando qualquer tarefa...tem tempo suficiente para produzir mais. Mas a sensação do”não tenho tempo para nada” tem tanto de má quanto de boa!... Traz-lhes uma espécie de “validação do ego”, como se ter tempo disponível para o que for fosse uma coisa do demónio!...

"Estar ocupado é muitas vezes utilizado como capa para evitar as poucas acções crucialmente importantes, mas desconfortáveis."

- Tim Ferriss @ 4 Horas por Semana

Há uns 7 ou 8 anos atrás, numa formação que participei em Londres, um “louco” dum dos facilitadores disse para fazermos uma coisa...louca – obviamente!

Disse-nos para colocarmos um alarme de hora em hora, no telemóvel, com a pergunta:

“ESTÁS OCUPADO, OU ESTÁS A PRODUZIR!?”

Provavelmente, apenas os seus pares – ou loucos! – o fizeram. E adivinha lá!?

JUST DO IT!

LET'S GOOO!!!